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servicios / soluciones y sistemas / gestión documental
 
 
La Gestión Documental es el conjunto de normas que permite administrar el flujo de documentos de una organización, permitiendo su conservación, su pronta obtención y racionalizando los recursos involucrados.
 

Nuestra propuesta en este tema se basa en tecncología SharePoint, de MIcrosoft.

Utilizando las Bibliotecas Documentales de SharePoint, podemos definir la arquitectura más conveniente para la solución en función de la extensión de la empresa, la complejidad de la operación y la homogeneidad del recurso involucrado, 

Para casos más complejos, se impone una organización de de la biblioteca por atributos, lo cual brinda grandes posibilidades de personalización y de definición de reglas de negocio, vistas de documentos y workflows, y del manejo de la indexación de documentos de Office. 

La organización por carpeta, en cambio, resulta más familiar a los usuarios, conservando el conocimiento en el uso adquirido por la operación de archivos en el filesystem.

En resumen:
 

Organización Documental por Atributos:
   
Segmentación de Reglas de Negocio, Workflows y parametrización para cada área de la empresa interviniente en la solución.
Funcionalidades propias de SharePoint para Gestión Documental por Atributos.
Posibilidad de integrar los atributos del documento entre Office Y SharePoint.
Modificación sustancial en el uso de la documentación en la empresa: Capacitación de los recursos involucrados.
Exportación a Excel.
Implementar RSS para el personal para estar al tanto de las últimas publicaciones.
Seguridad basada en AD de Microsoft.
Personalización de alertas generales o por documento.
 
Organización Documental por Carpetas:
   
Implementaqción ágil y sencilla.
Rápida aceptación del personal, ya que a un entorno conocido (estructura similar al filesystem) se le suman nuevas funcionalidades que facilitan el trabajo de todos.
Exportación a Excel.
Implementar RSS para el personal para estar al tanto de las últimas publicaciones.
Seguridad basada en AD de Microsoft.
Personalización de alertas generales o por documento.
Posibilidad de pasar de un modelo a otro en cualquier momento.
   
 

Podemos ofrecerle una solución adecuada a su problemática de Gestión Documental.

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